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　　3、通過會展企業可以尋找到優秀的供應商品和代理商，并研究當地的市場情況，發現目標客戶，過能洽談，達成合作意向或交易。

　　4、通過會展期間的調查和觀察，我們可以收集到有關競爭者、分銷商和新老顧客的信息，能夠迅速、準確地了解國內外最新產品和發明的現狀與行業發展趨勢等，從而為制定下一步的發展戰略以及產品的研發和改進提供依據。

　　只有明確參加會展的目的，我們在參加每次會展時才能制定具體的會展任務，如通過會展要尋找到XX家上游供應商，發展XX家下級經銷商，以及達成意向訂單XX分，現在簽訂訂單XX分，達成目標交易額XX萬……才能使我們的會展變得有針對性，且目標明確，不致于使我們的費用打水飄。

　　二、編制全年會展計劃

　　在明確會展目的以后，我們就要要根據全年的營銷計劃，綜合考慮產品上市計劃和銷售情況，編制全年的會展計劃，計劃考慮以下幾部分：

　　1、會展的地域分布：要做到國內重點區域（北京、上海、廣州、深圳、武漢、成都、西安等）和國外市場（歐美、亞太等）均有考慮，同時考慮會展地區的特點；

　　2、會展時間安排：要做到均勻分布要保證到1-2個月有一個展會，重點季節（銷售旺季、產品上市前期等）可多安排；

　　3、會展類型：要考慮會展的專業性（無線通訊類、計算機類等要與企業產品實際想符合），還有全國性的綜合性展會，高交會、廣交會等。

　　三、編制作會展費用預算

　　在明確全年的會展大計劃之后就是要著手編制會展費用預算，所謂要看米下鍋，我們要量入為出，根據企業的收益狀況編制合理的會展費用預算，既不能無的放矢，也不能做得太緊，在編制預算時主要考慮以下幾方面費用：

　　l、租用展覽場地的費用。

　　2、廣告宣傳費：包括展前吸引參展客商和參觀者的各種媒介廣告費用,展中發放各種廣告宣傳品如產品目錄、產品使用說明書、產品廣告傳單、促銷贈品、產品的試用樣品的費用,展覽會上錄像播放、懸掛廣告橫幅和廣告宣傳畫的費用等等。

　　3、展品的運費、保險費、供現場示范表演的產品費用。

　　4、展臺的設計和建造費用：包括展臺設計或再設計的費用,展臺建造和裝飾整理費用,展臺建造材料的購買和運輸費用,雇用專業公司或專業人員的費用等等。

　　5、展覽場地的聲、光、電、水、電話、空調、清潔場地、攝影照相等多種設備的費用;展覽場地的家具、地毯、花卉及其它環境裝飾物的費用。

　　6、公共關系活動的費用。如召開新產品新聞發布會的費用;招待記者對本企業產品及展位進行采訪報道的交際費用;邀請知名人士出席開幕式剪彩儀式的費用;對重點客戶迎來送往、請客吃飯、租用賓館套房、安排旅游娛樂活動、預訂返程票、饋贈禮品的費用;對于一般的潛在客戶或目標觀眾開展聯誼活動的費用,如贈送展覽會入場券、戲票,邀請參加文娛活動等等;在展覽會期間舉行產品技術研討會的費用;聘請和培訓展覽禮儀模特及產品示范操作人員的費用等等。

　　7、.參展人員的吃穿住行、郵政通訊、公關交際、工資津貼獎金等方面的費用。

　　8、應付偶發事件的處理費用和其它雜支費用。

　　四、選擇具體的展會

　　編制好全年會展計劃和預算計劃，我們就知道，我們會展的大方向和我們手中可支配的費用范圍，根據企業的目標及手中所擁有的“糧草”，選擇我們所要參加的會展，做到有的放矢。選擇會展時主要考慮如下一些因素：

　　1、會展的目標市場：　展會的目標市場包括其主題定位、目的、觀眾結構等，確定該展會是否與我們的發展計劃相吻合，能否促進我們達到預期的目標。

　　2、是會展的規模　：成功的會展必然具備一定的規模，規模大的會展可以吸引更多的專業觀眾，而這正是保證參展商達到參展目的的最主要因素。評估展會的規模主要看參展商和專業觀眾的數量以及展覽面積的大小。

　　3、會展組織者的能力：　選擇有影響力、富有經驗及對行業的認知度高的組織者。會展的組織是一個龐大的系統工程，從會展推廣、專業觀眾的邀請、行業活動的組織安排到客戶服務等一系列工作需組織者在切實了解參展商需求的情況下做出策略性統籌才能成功舉辦。我們可以從其對外的招展函、廣告以及各項組織計劃等方面來評估組織者的策劃能力和宣傳推廣能力。

　　4、會展的歷史和影響：　如在過去的幾年中，參展商有哪些、會展的效果如何等，我們應選擇有影響力、知名度高、參展商多且參展商的影響力強的會展。

　　5、參展的費用：　在參展費用越來越高的趨勢下，我們根據自身的財力在預算內選擇適合的會展，參展的費用不能對企業造成額外的負擔。

　　6、會展所在城市和展覽館：　大城市、國際性大都市是會展選擇的重點，其交通運輸、酒店、報關、簽證以及展館的配套及服務水平要優于其它城市。展覽會舉辦的地點多選在信息幅射能力強的大城市,或某種商品的產地,或交通方便、四通八達的商品集散地城市,或商品進出口口岸城市,或旅游風景區。展覽會地點選擇的好壞,對有效觀眾數量的多少有直接影響。

　　五、展位、展臺的設計和布置

　　一旦確定了參加某一展會，我們就要著手進入具體某一展會的實際操作過程。

　　首先是展位選擇，在展會中所處的位置相當重要，它是決定會展效果的關鍵因素，因此在選擇位置時,應考慮展位是否靠近會場的主要通道、洗手間、餐廳或小賣部，從遠處能否望見展位,是否被鄰近較大的展位所遮蔽，主要競爭對手的展位設在何處等，總之要盡快選擇一個位置最佳而租金合適的展位。

　　在確定展位之后就要著手進行展臺的設計，在展臺、展位的美術設計方面,最佳創意是獨樹一幟，牢牢抓住參觀者的視線和注意力,在突出企業主形象的同時展示企業的重點產品；另外展臺層次感應鮮明,功能區域分配合理，展臺設計應盡量做到簡潔、明了，特別造型及顏色,應做到莊重大氣、要表現企業是有實力、有活力、充滿自信的高科技企業。

　　其次產品陳列也是很有講究的，參展的產品的品種、規格不要太多，要有所取舍，盡量展示我們最新的產品，并把它擺在展臺最顯眼的位置上,并運用多種技術手段表現和強調其創新之處，。并要選擇質量較好、有代表性、在市場上有競爭力的商品參展。展出的產品在突出重點的前提下，應盡可能多樣化，以適應不同消費者的需要。選定展品之后,要把展品放在展臺最突出、最顯眼的中心位置，切忌喧賓奪主，讓過于華麗的裝飾物、過于耀眼的燈光、過于喧囂的音響，分散了顧客對產品的注意力。

　　在展臺布置中要使用比較新的展示手法：配備較好的服務器、顯示器、運用等離子電視、音響設備，采用三維動畫、模型、圖表、相片、PowerPoint等手法。

　　六、參展人員的選配及行為規范

　　確定了以下的硬件設施，接下來一個重要的事情就是我們的軟件設施：參展人員。參展人員配備的質量決定著參展我們在會展上的成敗，企業配備的人員的能力及其展示反映了企業在行業中的地位，而參展人員的身體語言、對話和知識是否具有親和力對會展的成功是極為重要的，參展人員選配應從以下方面來考慮：

　　1、根據展覽性質選派相關部門的人員，參展人員應包括公司領導、市場協調人員、技術支持人員、銷售人員（可選擇展位所在區域人員）、禮儀接待人員（可聘學生兼職）、翻譯人員，如展位過大還應考慮保安人員；

　　2、根據工作量的大小決定人員數量,一般每10平方米的展位面積至少應配有兩名人員。如果展出時間過長，應考慮有兩批甚至三批人員不斷地更換,以免過度疲勞降低參展人員的工作效率；

　　3、參展人員的基本素質，應具有飽滿的工作熱情和認真的工作作風,言行謙和,態度耐心,能主動去接觸參觀者,發現潛在客戶;具有足夠的交際經驗,口齒伶俐反應快,有隨機處理某些特殊事情和問題的能力;對產品知識爛熟于心,能準確回答顧客提出的有關產品方面的問題；能熟練演示產品的功效特點,掌握現場演示技術具有一定的推銷經驗,能熟練運用推銷產品的技巧,針對不同類型的顧客進行有效的說服工作等；

　　4、參展人員應統一著裝并配帶企業工牌及參展牌；保持旺盛的精力，應熱情向參觀者打招呼，耐心回答問題；注意及時整理展臺和宣傳材料，保持展臺的整潔；嚴禁穿奇裝異服，留怪發型，在展臺上吸煙、飲酒、吃東西、打電話、看報紙雜志與同事閑談聊天，怠慢參觀者，或以貌取人，根據參觀者的衣著好壞而態度不同；糟神萎靡不振,或舉止粗魯；對參觀者提出的問題漫不經心，態度冷漠對顧客軟磨硬泡，強迫對方購買等。

　　5、參展人員必須進行明確分工，分清的工作責任和權限，確定每個人的具體工作任務，同時注意安全保衛工作。

　　七、展會準備工作

　　確定好軟硬件兩方面的大頭事宜，我們還要在展會前做如下的準備工作：

　　1、宣傳資料準備：包括企業宣傳畫冊、產品宣傳單頁、手提袋、問卷調查表、促銷禮品、宣傳光盤等

　　2、PR（傳播）準備：針對展會應事先撰定2-3篇傳播稿，并針對展會所在地區做出媒介邀請計劃，邀請媒體參加展會。

　　3、產品準備：根據展會選擇參展產品種類及數量，并于參展前一周左右做好產品調試，同時準備參展相關設備及儀器，如顯示器、網線、測試工具等

　　4、參展易耗品購置：購買會展所用相關辦公文具（筆、膠水、訂書機、釘、封箱膠、藥品等）

　　5、參觀人員往返飛機票、火車票、住宿、飲食預定

　　6、人員準備：確定參展人員名單，對參展人員進行相關培訓，同時編制參展人員聯系表

　　7、費用準備：按照預算進行各項費用（借款）準備

　　八、展臺設計驗收及布展

　　在各項準備工作就緒后，參展人員抵達參展地點，提前三天對展臺設計商的設計的展臺進行驗收并布展，驗收和布展主要考慮：

　　1、展臺搭建是否按照設計要求施工，項目是否完備，展臺搭建安全性

　　2、展臺色調是否協調，光照是否足夠，電源插頭是否夠用，網絡是否通暢

　　3、主形象產品陳列和功能演示分布是否合理

　　4、場內衛生及設備是否干凈整潔

　　5、保障設施（飲水機、桌椅、托盤、名片盒等）是否到位

　　6、領取參展證及與組委會協調會場布展情況

　　九、展覽會上的現場演示

　　展覽會上現場演示要注意以下問題

　　1、必須演示出產品最能吸引顧客購買的主要優點,把產品與眾不同的優勢和最精彩的部分演示出來。

　　2、產品演示要通俗易懂,易于被參觀者了解,可以以視頻、游戲、圖形、資料等各種促銷工具來充分展示產品。

　　3、示范表演具有某種趣味性、戲劇性,以更有效地吸引參觀者。

　　4、現場演示的效果,受演示者操作水平影響很大，因此要對演示人員進行系統全面的培訓。

　　5、示范表演的同時,演示人員還要盡可能圓滿地回答顧客的種種問題,打消顧客的疑慮,促使他們對產品產生認同，培養潛在客戶。

　　十、展覽會上的廣告宣傳

　　展覽會本身就是一種宣傳活動,但要達到預期目的,還要做大量的廣告宣傳工作：

　　1、展出之前,展覽會的主辦者通常要提前一個季度甚至半年,通過電視、報紙、廣播、雜志等大眾傳媒發布廣告,引起公眾注意,吸引參展客商，此時可選擇在主辦方的廣告結合做一些宣傳；同時在公司網站上發布會展信息，同時可以電子郵件或信函放出展會邀請函。

　　2、展出期間,要繼續廣泛使用各種宣傳媒介,如實物、圖片、文字、模型、產品功能示范操作、表演、解說、演講、幻燈、錄像、音響效果、咨詢、研討會、各種廣告宣傳品、贈品和試用樣品、新聞報道、大眾傳媒廣告等等,形成綜合性、復合型的傳播能力,以吸引更多的目標觀眾,達到更好的促銷效果。

　　3、展會后要繼續配合展會進行一些后續報道，并將報道制成新聞剪報分發公司各部，用于贈送客戶或合作伙伴。

　　十一、展覽會上的市場調研

　　展覽會上，是收集各信息的絕好機會，為此我們要針對展會制作一套市場調研計劃。

　　1、收集競爭對手信息：讓參展人員帶著相機和記錄本,花時間去競爭對手的每個展位,看看對方推出了什么新產品,對方的產品規格、價格、付款條件、交貨方式,以及與你的產品有何區別等資料

　　2、收集參觀者：可舉行參觀者座談會,請參觀者留言,開展有獎問卷調查,舉辦咨詢交流活動等，收集參觀者的有關材料,如他們的姓名、單位、地址、電話號碼、對產品的興趣和要求等，以便以后進行跟蹤調查，并從中發現目標用戶　

　　3、收集行業信息和市場動態：要積極關注展會上出現的新產品和新技術，以便把握行業最新動態，同時為公司制定營銷策略和研發新產品提供依據。　

　　十二、參展效果的評估與分析

　　展覽會閉幕后,參展企業應及時進行評估和分析。

　　1、展會對銷售的促進作用：在展會結束后一個月內，銷售業績的增長情況及訂單量。

　　2、費用控控制情況：將實際花費與預算相比，看看是節約還是超支。

　　3、對獲得的市場信息進行分析和評價，提供相應調查報告。

　　4、對展會組委會及展會做總體評價（從展會規模、展會組織、展會服務、參展商情況、參觀人員），就下次是否參展做出初步決策。

　　5、對參展效果進行評測：目標是否達成、各項任務是否完成、參觀者對公司展會評價等。

　　6、對傳播效果進行評測：媒體關注度、稿件刊發數、傳播到達度、受眾知曉度、企業品牌美譽度等。

　　7、展會組織評測：展會組織是否充分、展會資料是否齊全、人員安排是否合理、會場秩序是否良好等。